Videos verwalten: So organisiere und sichere ich meine Dateien

Heute füllen wir nicht mehr unsere Schränke mit DVDs. Dafür füllen wir unsere Festplatten – und zwar ziemlich schnell.

Videos brauchen sehr viel Platz.

Wenn Du regelmässig filmst, brauchst Du also eine gute Organisation. Sonst sind Dein Smartphone oder Dein Computer schnell am Anschlag…

Wie ich das mache, verrate ich Dir in diesem Artikel.

Du erfährst, wo ich:

• laufende Projekte und Rohmaterial speichere
• Backups anlege, falls was schiefgeht
• fertige Projekte und Rohmaterial archiviere
• fertige Videos immer verfügbar habe
• den Überblick behalte, wo sich welches Video befindet

Meine drei wichtigsten Tipps:

1. Leg die Videodateien, an denen Du arbeitest, nicht direkt auf Deinem Computer ab.

Dieser ist sonst ziemlich schnell voll.

2. Arbeite stattdessen mit einer externen SSD-Festplatte.

Die Mehrkosten für eine SSD-Festplatte lohnen sich absolut: Eine normale Festplatte ist für die Videoproduktion zu langsam.

3. Überleg Dir gut, wo Du fertige Projekte archivieren willst.

Wenn Du privat filmst, brauchst Du das Rohmaterial für ein Video vielleicht nicht mehr. Aber auch das fertige Video soll an einem sicheren Ort liegen.

Und jetzt etwas genauer 🙂

Im Folgenden beschreibe ich Dir, wie ich mich organisiere.

Wohin mit neuen Videos?

Professionelle Videos und auch grössere private Projekte schneide ich auf dem MacBook, mit einem Schnittprogramm wie Adobe Premiere Pro oder Final Cut.

Das heisst, das Videomaterial muss von meiner Kamera auf den Rechner. Sei es von der Speicherkarte meiner Sony FS 5 oder meiner Lumix GH4 oder vom Speicher meines iPhones.

Doch ich habe die Regel:

Kein Rohmaterial direkt auf den Rechner

Ich habe zwar auf meinem MacBook 1 Terabyte Speicher. Trotzdem lege ich nie ein Video dort ab – weder Projekte, noch fertig geschnittene Videos.

Und trotzdem sind schon etwa 400 GB besetzt. Wenn ich da noch meine Videodateien auf den Rechner legen würde, wäre er ziemlich schnell voll. Und ich habe Projekte, die sind grösser als 1 TB.

Wie mache ich das also?

Ich arbeite mit externen Festplatten.

Davon habe ich einige. Das Geniale daran ist: Sie werden immer kleiner, bieten aber immer mehr Daten Platz.

Ich übertrage also Rohmaterial von der Speicherkarte oder vom Smartphone via MacBook auf eine externe Festplatte.

Es gibt zwei Arten von externen Festplatten: SSD und HDD.

Ich habe beide im Einsatz, aber für unterschiedliche Zwecke.

SSD-Festplatte für das laufende Projekt

Für mich ist das Wichtigste: SSDs sind sehr schnell.

Das ist unbedingt nötig beim Video schneiden, denn mein MacBook muss laufend auf das Rohmaterial zugreifen können. So, als wäre es auf dem MacBook selber abgelegt.

Wenn die Festplatte bzw. die Schnittstelle langsam ist, hängt das Programm die ganze Zeit. Da kann der Rechner selber noch so schnell sein.

Ein weiterer Vorteil, der für mich wichtig ist: Es gibt heute sehr kleine und leichte SSD-Festplatten.

So habe ich Festplatten, die etwa halb so gross sind wie mein iPhone X, aber 1 TB bzw. sogar 3 TB Speicherplatz haben.

Diese kleinen Festplatten kann man gut überallhin mitnehmen.

Manchmal schneidet eine Mitarbeiterin für mich Videos. Ich kann ihr dazu einfach die Festplatte mit dem Rohmaterial mitgeben und sie bringt mir darauf das fertig geschnittene Video (inkl. Rohmaterial) wieder zurück.

Damit ich den Überblick nicht verliere, klebt auf jeder SSD-Festplatte eine Etikette. Darauf schreibe ich jeweils mit Bleistift, welche Projekte gerade auf der Festplatte abgelegt sind.

Die Mehrkosten lohnen sich

SSD-Festplatten sind relativ teuer. Doch mit den genannten Vorteilen lohnen sich die Kosten absolut, wenn Du regelmässig Videos schneidest.

Ein weiterer Vorteil: SSD-Festplatten sind geräuschlos. Es stört Dich also kein Summen beim Videos schneiden.

Neben der SSD-Festplatte benutze ich aber auch „normale“ Festplatten:

HDD-Festplatte als Backup

HDDs sind günstiger als SSD-Festplatten, aber sie sind schwerer und grösser.

Ich brauche sie deswegen nicht, um direkt damit zu arbeiten, sondern um eine Sicherheitskopie des Rohmaterials eines laufenden Projekts abzulegen.

Wenn mal was schiefgehen würde oder die SSD-Festplatte verloren ginge, dann habe ich noch ein Backup.

Das Rohmaterial ist also doppelt abgelegt: Auf der SSD- und auf der HDD-Festplatte.

Zusätzlich: Dropbox / Cloud

Das Projekt selber befindet sich bisher nur auf der SSD-Festplatte. Alles, was ich also schon geschnitten oder kombiniert habe, ist dort gespeichert.

Damit auch diese Arbeit noch zusätzlich gesichert ist, macht mein Schnittprogramm automatisch regelmässig ein Backup.

Dieses wird auf Dropbox gespeichert. (Es gibt natürlich auch andere Cloud Services.)

Im Notfall kann ich also das Projekt von dort und das Rohmaterial von der HDD-Festplatte holen.

Das Schnittprogramm Premiere Pro bietet sogar noch ein zusätzliches Backup, indem Adobe mein Projekt auf ihrer eigenen Cloud speichert.

Nun ist auch das laufende Projekt doppelt oder sogar dreifach gesichert: Auf der SSD-Festplatte, auf der Dropbox und in der Cloud des Schnittprogramms.

Zusammengefasst:

Speicher für laufende Projekte

Rohmaterial: SSD- und HDD-Festplatte.

Projektdateien: SSD-Festplatte, Dropbox, (Adobe Cloud).

Und fertige Projekte?

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, müssen die Daten so schnell wie möglich weg von der Festplatte.

Denn es lohnt sich nicht, grosse Dateien dort liegen zu lassen, weil externe SSD-Festplatten doch recht teuer sind.

Also brauche ich einen anderen Ort, um Projekte zu archivieren.

Netzwerkspeicher (NAS) als Archiv

In einer Ecke meines Büros stehen drei kleine Server, sogenannte NAS. Sie haben je 8 TB Speicherplatz.

Darauf archiviere ich fertige Projekte inklusive Rohmaterial.

Kundenprojekte behalte ich mindestens ein Jahr lang.

Das verspreche ich in den Verträgen, und meine Kunden bezahlen auch für diese Archivierung.

Wenn ich das Projekt inkl. Rohmaterial auf dem NAS abgelegt habe, kann ich es von der SSD-Festplatte und von der HDD-Festplatte entfernen.

Dann habe ich aber nur noch eine Kopie… Das ist mir zu unsicher.

Was ist, wenn einer dieser Server ausfällt? Oder, noch schlimmer:

Was ist, wenn mein Büro abbrennt?

Meine Lösung:

Ich habe auch zu Hause drei solche NAS mit je 8 TB Speicher. Dort ist genau das gleiche drauf wie auf den NAS im Büro.

Um sie zu synchronisieren, gehört zu jedem NAS eine portable Festplatte mit ebenfalls 8TB Speicher.

2 NAS-Server mit Festplatte synchronisieren

Die portable Festplatte wurde mir von einem Kollegen speziell programmiert.

Wenn ich sie an einem NAS anschliesse, erkennt sie, welche Änderungen ich dort vorgenommen habe. Ob ich neue Dateien hinzugefügt oder alte Dateien gelöscht habe.

Die Festplatte übernimmt diese Änderungen, ohne dabei immer die gesamten 8 TB zu kopieren. Und wenn ich die Festplatte dann am zweiten NAS anschliesse, werden die Änderungen synchronisiert.

Das kann eine Weile dauern – je nach Grösse des Projekts rattert es die ganze Nacht durch.

Jetzt habe ich insgesamt drei Backups des fertigen Projekts: NAS zu Hause, NAS im Büro, portable Festplatte.

Fertige Videos immer verfügbar in der Cloud

Das fertige Video (ohne Projekt und Rohmaterial) archiviere ich zusätzlich noch in einer Cloud.

So kann ich jederzeit auch unterwegs darauf zugreifen. Zum Beispiel, wenn ich jemandem etwas zeigen möchte. Schliesslich ist nicht jedes Kundenvideo online verfügbar.

Ich teste immer noch verschiedene Anbieter von Cloud-Diensten… Deswegen habe ich meine fertigen Videos an verschiedenen Orten abgelegt.

In der Übersicht:

Ordnung muss sein

Damit ich bei all den Projekten und Videos nicht die Übersicht verliere, habe ich mir eine Liste angelegt.

• Welches Projekt ist auf welchem Server archiviert?
• Und wo liegt das fertige Video sonst noch?

So muss ich jeweils nicht lange suchen und weiss genau, was sich wo befindet.

Wie organisierst Du Deine Projekte?

Was sind Deine Erfahrungen? Ich freue mich, wenn Du mir einen Kommentar zu diesem Artikel schreibst oder mir Deine Tipps weitergibst!

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